E-Mailkommunikation

Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation mit der Samtgemeinde Zeven und den Mitgliedsgemeinden

Zugang zur elektronischen Kommunikation
Die Samtgemeinde Zeven eröffnet den Zugang für eine elektronische Kommunikation mittels E-Mail oder durch Verwendung elektron. Formulare. Die auf diesen Internetseiten und auf dem Briefbogen der Samtgemeinde Zeven bekannt gemachten E-Mail-Adressen können gemäß § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für die elektronische Kommunikation verwendet werden.

Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht. Die Samtgemeinde Zeven eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Samtgemeinde Zeven und den Mitgliedsgemeinden und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden etc.) gelten.

Für die Übermittlung von E-Mails und die Verwendung elektron. Formulare sind folgende Anforderungen zu beachten:

  1. Die Samtgemeinde Zeven verwendet z.Zt. keine elektron. Verschlüsselung und keine elektron. Signaturen. Dokumente, die eine besondere Schriftform erfordern, sollen daher nicht per E-Mail übermittelt werden.
  2. Aus Sicherheitsgründen sollten E-Mails nur im Text-Format versendet werden. Dokumente, die als Anlage mit einer E-Mail an die Samtgemeinde Zeven gesendet werden, müssen folgende Formate haben: 
    • Acrobat Reader ab Version 3.0 (.pdf)
    • Tagged Image Format (.tif)
    • Joint Photographic Experts Group (.jpeg, .jpg)
  3. Sofern Sie abweichende Dateiformate oder Dateien mit Makros verwenden, kann Ihr Dokument nicht entgegengenommen und verarbeitet werden. Beachten Sie bitte, dass die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails auf 10 MB beschränkt ist.

    Sollten Ihre Dokumente von uns nicht lesbar sein, ein nicht zugelassenes Dateiformat oder Signatur enthalten oder in sonstiger Weise nicht bearbeitbar oder ungültig sein, werden wir Sie umgehend über diesen Umstand informieren.

  4. Elektronische Formulare auf den Internetseiten der Samtgemeinde Zeven können nur verwendet werden, wenn folgende Vorraussetzungen erfüllt sind:
    •  für die Nutzung im PDF-Format benötigen Sie das Programm Acrobat Reader.
    •  für die Nutzung des XML-Formates ist die Installation einer Java-Runtime ab der Version 1.4.2.02 erforderlich.